В соответствии с Winning Government Business тендерный процесс включает приглашения, размещенные учреждениями, запрашивающими определенные товары или услуги, и ответы поставщиков на коммерческие заявки. Учреждения делают приглашения для участия в тендерах, рекламируя их и минимальные требования для победы в тендере. Этот процесс является конкурентоспособным и открытым для многих поставщиков.
На официальном веб-сайте правительства США говорится, что, как только запрашивающая организация получает заявки, готовится список потенциальных поставщиков. Интервью с поставщиками коротких списков проводятся для оценки их финансовых возможностей, репутации на рынке и кредитного рейтинга. Конкурсная комиссия учреждения выбирает поставщика, предлагающего им лучшее соотношение цены и качества, чтобы подписать контракт на поставку. Как в Соединенном Королевстве, так и в Соединенных Штатах заявители, которые не могут получить тендер от государственных учреждений, могут получить отзывы о том, почему заявление или предложение не удались.
Согласно Lawyers.com, перед подписанием контракта поставщик должен понимать условия и положения, чтобы избежать будущих юридических проблем. Контракт определяет обязательства поставщика и учреждения друг к другу, такие как срок поставки, качество и условия оплаты. Как только поставщик согласен с условиями контракта и подписывает его, менеджер по закупкам учреждения, пишет поставщику письмо о принятии и выдает заказ на поставку. Условия оплаты заключаются в соответствии с условиями контракта. Если поставщик задерживает доставку товаров и услуг, или если качество не соответствует стандартам, учреждение может отменить контракт.